VERTRAG ÜBER DIE AUFTRAGSVERARBEITUNG AUF BASIS DES DURCHFÜHRUNGSBESCHLUSSES (EU) 2021/915 DER KOMMISSION vom 4. Juni 2021

Standardvertragsklauseln

ABSCHNITT I

Klausel 1

Zweck und Anwendungsbereich

(a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

(b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

(c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

(d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

(e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

(f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2

Unabänderbarkeit der Klauseln

(a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

(b) Dies hindert die Parteien nicht daran, die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3

Auslegung

(a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

(b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

(c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4

Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5

Kopplungsklausel

(a) Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.

(b) Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.

(c) Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

ABSCHNITT II

PFLICHTEN DER PARTEIEN

Klausel 6

Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7

Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

(a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaates, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

(b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

(a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

(b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzliche Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

(a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

(b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß dieser Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

(c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

(d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

(e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

(a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 3 Monate im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

(b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung auf dem Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß dieser Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

(c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

(d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

(e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist –, das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

(a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaates, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

(b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8

Unterstützung des Verantwortlichen

(a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

(b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß der Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

(c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

• Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

• Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

• Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

• Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679;

(d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9

Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

(a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

(b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

• die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

• die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

• die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

(c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679] die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

(a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

(b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

(c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Klausel 10

Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

(a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

(b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

• der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

• der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

• der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

(c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

(d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Anhang I Liste der Parteien

Anhang II Beschreibung der Verarbeitung

Anhang III Technische und Organisatorische Maßnahmen

Anhang IV Liste der Unterauftragsverarbeiter

Anhang I

Liste der Parteien

Verantwortlicher:

Name: Der Kunde, wie er sich aus dem Shopware Lizenzvertrag oder dem Angebotsblatt bzw. Bestellformular ergibt. Anschrift: Die Adresse des Kunden, wie sie sich aus dem Angebotsblatt bzw. Bestellformular ergibt. Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Die Kontaktdaten des Kunden, wie im Bestellformular und/oder im Shopware-Account des Kunden angegeben.

Auftragsverarbeiter:

Name: shopware AG Anschrift: Ebbinghoff 10, 48624 Schöppingen (Deutschland) Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Rechtsabteilung, E-Mail: legal@shopware.com

Anhang II

Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden

☒ Kunden, Beschäftigte, Partner und Interessenten

Kategorien personenbezogene Daten, die verarbeitet werden

☒ Stammdaten (Adressen) ☒ Kreditkartendaten ☒ Telefonnummern

☒ Bankverbindung inkl. Zahlungsverkehr ☒ Kundenverhaltensdaten ☒ Vertragsdaten

☒ E-Mails ☒ Namen ☒ Zahlungsdaten

☒ Passwörter ☒ Nutzerkennungen ☒ Zugangsdaten

☒ IP-Adressen ☒ Log files

Verarbeitete sensible Daten (falls zutreffend) und angewandte Beschränkungen oder Garantien, die der Art der Daten und den verbundenen Risiken in vollem Umfang Rechnung tragen, z. B. strenge Zweckbindung, Zugangsbeschränkungen (einschließlich des Zugangs nur für Mitarbeiter, die eine spezielle Schulung absolviert haben), Aufzeichnungen über den Zugang zu den Daten, Beschränkungen für Weiterübermittlungen oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen

Nicht zutreffend: Der Auftragsverarbeiter verarbeitet keine besonderen personenbezogenen Daten.

Art der Verarbeitung

1) Self-Hosted (On Premises)

Gegenstand der Verarbeitung sind Wartung, Pflege und Support der im Hauptvertrag bezeichneten Systeme des Auftraggebers durch den Auftragsverarbeiter über Fernzugriffe auf diese Systeme.

2) SaaS und PaaS

Im Falle von SaaS- oder PaaS-Angeboten ist Gegenstand der Verarbeitung die Bereitstellung der im Vertrag über SaaS und ggf. über Softwareerweiterungen bezeichneten Leistungen durch den Auftragsverarbeiter für den Verantwortlichen einschließlich der Anonymisierung nutzungsbezogener personenbezogener Daten für die weitere Nutzung durch den Auftragnehmer gemäß dem Vertrag über SaaS und oder PaaS-Leistungen.

Klarstellend wird festgehalten, dass auch mehrere Verträge bestehen können, wenn der Auftraggeber neben SaaS auch Softwareerweiterungen benutzt. In diesem Fall sind alle Verträge vom Gegenstand der Verarbeitung erfasst. Im Einzelnen sind folgende Verarbeitungen besonders zu erwähnen:

• Zusammenarbeit mit dem Personal des für die Verarbeitung Verantwortlichen bei der Bereitstellung und Aufhebung der Bereitstellung der Verarbeitungsdienste.

• Unterrichtung des für die Verarbeitung Verantwortlichen über die einschlägigen Angebote des Auftragsverarbeiters, wenn dieser sich für eine solche Mitteilung entschieden und ihr zugestimmt hat.

• Um bestimmte Nutzungsdaten und/oder -muster des für die Verarbeitung Verantwortlichen zu analysieren, um die Verarbeitungsdienste für die Daten des für die Verarbeitung Verantwortlichen zu verbessern.

• Zur Durchführung von Auftragsverarbeitungsdiensten.

• Zur Durchführung von Finanztransaktionen im Zusammenhang mit Verarbeitungsdiensten.

• Um Backups von Kundendaten durchzuführen.

• Um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Zwecke, für den/die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden

1) Self-Hosted (On Premises)

Durch den Auftragsverarbeiter sollen Daten für den Auftraggeber nicht verarbeitet werden; der Betrieb der Systeme erfolgt durch den Verantwortlichen selbst.

Im Zusammenhang mit dem Gegenstand der Verarbeitung ist ausschließlich eine ungewollte Kenntnisnahme von Daten durch den Auftragsverarbeiter bei Fernzugriffen auf die Systeme tatsächlich nicht auszuschließen. Ausschließlicher Zweck der Verarbeitung ist demnach die Erfüllung der sich aus dem Hauptvertrag ergebenden Pflichten des Anbieters im Zusammenhang mit Wartung, Pflege und Support der Systeme.

2) SaaS und PaaS

Ausschließlich zur Erfüllung der Pflichten des Auftragsverarbeiters aus dem Vertrag im Zusammenhang mit der Bereitstellung und dem Betrieb von SaaS und ggf. über Softwareerweiterungen sowie PaaS werden personenbezogene Daten aus dem Herrschaftsbereich des Auftraggebers durch den Auftragsverarbeiter vollumfänglich i. S .d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO verarbeitet, insbesondere erhoben, gespeichert, verändert, ausgelesen, abgefragt, verwendet, offengelegt, abgeglichen, verknüpft, anonymisiert oder gelöscht.

Dauer der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt fortlaufend über die Laufzeit des Vertrags.

Anhang III

Technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich zur Gewährleistung der Sicherheit der Daten

Die Parteien treffen zum Vertrag über die Auftragsverarbeitung ergänzend folgende Festlegungen über die vom Anbieter umzusetzenden technischen und organisatorischen Maßnahmen:

1) Maßnahmen der Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung von Daten erfolgt so, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen.

Da vom Anbieter nur mittels Fernwartung auf dem System des Auftraggebers gearbeitet wird, nicht relevant.

2) Maßnahmen zur fortdauernden Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung

☒ verschiedene Maßnahmen zur Zutritts- und Zugangskontrolle, um zu verhindern, dass unbefugte Personen Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen und -programmen haben, beispielsweise durch Kennwortverfahren, Persönlicher und individueller Login bei Anmeldung am System/Netzwerk, Türsicherungen (elektrische Türöffner, Zahlenschloss, etc.), Zutrittskontrollsystem, Ausweisleser (Magnet-/Chipkarte)

☒ es wird geprüft, wer wann auf welche Daten Zugriff genommen hat, und zwar durch Zugriffsrechte und systemseitige Protokollierungen

☒ Die Daten sind gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt und für den Auftraggeber stets verfügbar beispielsweise durch Backup-Verfahren und örtlich getrennte Datenaufbewahrung.

☒ Daten werden nur nach Weisungen des Auftraggebers verarbeitet.

☒ Verpflichtung der Mitarbeiter auf die Vertraulichkeit und regelmäßige Information, wie mit Daten zu verfahren ist

☒ Abschluss von Verträgen zur Auftragsverarbeitung für die externe Pflege, Wartung und Reparatur von Datenverarbeitungsanlagen, sofern bei der Fernwartung die Verarbeitung von Daten Gegenstand der Leistung des Auftragnehmers ist.

☒ Um ein hohes Level an Integrität zu erreichen, werden regelmäßig Auswertungen von Datenverarbeitungen und Genehmigungsroutinen vorgenommen

3) Maßnahmen zur Sicherstellung der Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen

Durch folgende Maßnahmen ist sichergestellt, dass Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt und für den Auftraggeber stets verfügbar sind:

☒ Backup Verfahren

☒ Aufbewahrungsprozess für Backups (z.B. brandgeschützter Safe, getrennter Brandabschnitt)

☒ Gewährleistung der Datenspeicherung im gesicherten Netzwerk

☒ Bedarfsgerechtes Einspielen von Sicherheits-Updates

☒ Spiegeln von Festplatten

☒ Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)

☒ Geeignete Archivierungsräumlichkeiten für Papierdokumente

☒ Brand- und/oder Löschwasserschutz des Serverraums

☒ Klimatisierter Serverraum

☒ Virenschutz

☒ Firewall

☒ Notfallplan

☒ Erfolgreiche Notfallübungen

☒ Redundante, örtlich getrennte Datenaufbewahrung (Offsite Storage)

4) Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung

☒ Auswertungen/Protokollierungen von Datenverarbeitungen

☒ Genehmigungsroutinen

☒ Vier-Augen-Prinzip

5) Maßnahmen zur Identifizierung und Autorisierung der Nutzer

☒ Profile/Rollen

☒ Zugriffsrechte

☒ Systemseitige Protokollierungen

☒ Dokumenten Management System (DMS) / Enterprise Content Management System (ECMS) mit Änderungshistorie

☒ Funktionelle Verantwortlichkeiten, organisatorisch festgelegte Zuständigkeiten

☒ Vieraugenprinzip

6) Maßnahmen zum Schutz der Daten während der Übermittlung

Es ist sichergestellt, dass Daten bei der Übertragung oder Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gele-sen, kopiert, verändert, entfernt oder sonst verarbeitet werden können und überprüft werden kann, welche Personen oder Stellen Zugriff auf Daten erhalten haben. Zur Sicherstellung sind folgende Maßnahmen implementiert:

☒ Verschlüsseltes WLAN

☒ Regelung zum Umgang mit mobilen Datenträgern (z.B. Laptop, USB-Stick, Mobiltelefon)

☒ Protokollierung des Kopierens, Veränderns oder Entfernens von Daten

☒ Verwendung von verschlüsselten VPN-Tunneln

7) Maßnahmen zum Schutz der Daten während der Speicherung

Folgende Maßnahmen verhindern, dass unbefugte Dritte Zugang zu Datenverarbeitungsanlagen haben:

☒ Persönlicher und individueller Login bei Anmeldung am System/Netzwerk

☒ Autorisierungsprozess für Zugangsberechtigungen

☒ Single Sign-On

☒ Kennwortverfahren

☒ Elektronische Dokumentation von Passwörtern und Schutz dieser Dokumentation vor unbefugtem Zugriff

☒ Personalisierte Chipkarten, Token, PIN-/TAN, etc.

☒ Zusätzlicher Login für bestimmte Anwendungen

☒ Automatische Sperrung der Clients nach Zeitablauf ohne Useraktivität

☒ Firewall

☒ Verwaltung und Dokumentation von differenzierten Berechtigungen

8) Maßnahmen zur Gewährleistung der physischen Sicherheit von Orten, an denen personenbezogene Daten verarbeitet werden

Folgende Maßnahmen verhindern, dass unbefugte Personen Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen haben:

☒ Zutrittskontrollsystem, Ausweisleser (Magnet-/Chipkarte)

☒ Türsicherungen (elektrische Türöffner, Zahlenschloss, etc.)

☒ Zaunanlagen

☒ Schlüsselverwaltung/Dokumentation der Schlüsselvergabe

☒ Alarmanlage

☒ Videoüberwachung

☒ Spezielle Schutzvorkehrungen des Serverraums

☒ Spezielle Schutzvorkehrungen für die Aufbewahrung von Backups und anderen Datenträgern

☒ Besucherregelung (z.B. Abholung am Empfang, Dokumentation von Besuchszeiten, Besucherausweis, Begleitung nach dem Besuch bis zum Ausgang)

9) Maßnahmen zur Gewährleistung der Protokollierung von Ereignissen

☒ Auswertungen/Protokollierungen von Datenverarbeitungen

☒ Verwaltung und Dokumentation von differenzierten Berechtigungen

☒ Dokumenten Management System (DMS) / Enterprise Content Management System (ECMS) mit Änderungshistorie

☒ Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)

☒ Dokumentation der Schlüsselvergabe

☒ Systemseitige Protokollierungen

☒ Elektronische Dokumentation von Passwörtern und Schutz dieser Dokumentation vor unbefugtem Zugriff

10) Maßnahmen zur Gewährleistung der Systemkonfiguration, einschließlich der Standardkonfiguration

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen sind sowohl bei den standardisierten Voreinstellungen von Systemen und Apps als auch bei der Einrichtung der Verarbeitungen zu berücksichtigen. In dieser Phase werden Funktionen und Rechte konkret konfiguriert, wird im Hinblick auf Datenminimierung die Zulässigkeit bzw. Unzulässigkeit bestimmter Eingaben oder Eingabemöglichkeiten festgelegt und über die Verfügbarkeit von Nutzungsfunktionen entschieden. Ebenso werden die Art und der Umfang des Personenbezugs bzw. der Anonymisierung (z. B. bei Selektions-, Export- und Auswertungsfunktionen, die festgelegt und voreingestellt oder frei gestaltbar zur Verfügung gestellt werden) oder die Verfügbarkeit bestimmter Verarbeitungen, Funktionen oder Protokollierungen.

11) Maßnahmen für die interne Governance und Verwaltung der IT und der IT-Sicherheit

Folgende stellen sicher, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden:

☒ Speicherung der Datensätze in physikalisch getrennten Datenbanken

☒ Verarbeitung auf mindestens logisch getrennten Systemen

☒ Zugriffsberechtigungen nach funktioneller Zuständigkeit

☒ Getrennte Datenverarbeitung durch differenzierende Zugriffsregelungen

☒ Mandantenfähigkeit von IT-Systemen

☒ Verwendung von Testdaten

☒ Trennung von Entwicklungs- und Produktionsumgebung

Folgende Maßnahmen sollen gewährleisten, dass eine den datenschutzrechtlichen Grundanforderungen genügende Organisation vorhanden ist:

☒ Datenschutzleitbild des Anbieters

☒ Datenschutz-Richtlinie des Anbieters

☒ Benennung eines Datenschutzbeauftragten

☒ Verpflichtung der Mitarbeiter auf die Vertraulichkeit

☒ Hinreichende Schulungen der Mitarbeiter im Datenschutz

☒ Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)

12) Maßnahmen zur Zertifizierung/Qualitätssicherung von Prozessen und Produkten

☒ Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Regelungen zu den Rechten und Pflichten der Parteien

☒ Bestimmung von Ansprechpartnern und/oder verantwortlichen Mitarbeitern

☒ Schulungen/Einweisung aller zugriffsberechtigten Mitarbeiter beim Anbieter

☒ Verpflichtung der Beschäftigten auf die Vertraulichkeit

13) Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenminimierung

☒ Nicht-reversible Löschung von Datenträgern

☒ keine Speicherung von Daten, die nicht zur Erfüllung des Vertrages notwendig sind

☒ Löschung von Doubletten

☒ Voreinstellungen, die auf Datenminimierung angelegt sind

14) Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenqualität

☒ Auswertungen/Protokollierungen von Datenverarbeitungen

☒ Genehmigungsroutinen

☒ Vier-Augen-Prinzip

15) Maßnahmen zur Gewährleistung einer begrenzten Vorratsdatenspeicherung

Der Anbieter nimmt keine Vorratsdatenspeicherung vor.

16) Maßnahmen zur Gewährleistung der Rechenschaftspflicht

Durch folgende Maßnahmen ist sichergestellt, dass geprüft werden kann, wer Daten zu welcher Zeit in Daten-verarbeitungsanlagen verarbeitet hat:

☒ Zugriffsrechte

☒ Systemseitige Protokollierungen

☒ Dokumenten Management System (DMS) / Enterprise Content Management System (ECMS) mit Änderungshistorie

☒ Funktionelle Verantwortlichkeiten, organisatorisch festgelegte Zuständigkeiten

☒ Vier-Augen-Prinzip

Folgende Maßnahmen sollen gewährleisten, dass im Fall von Datenschutzverstößen Meldeprozesse ausgelöst werden:

☒ Meldeprozess für Datenschutzverletzungen nach Art. 4 Ziffer 12 DSGVO gegenüber den Aufsichtsbehörden (Art. 33 DSGVO)

☒ Meldeprozess für Datenschutzverletzungen nach Art. 4 Ziffer 12 DSGVO gegenüber betroffenen Personen (Art. 34 DSGVO)

17) Maßnahmen zur Ermöglichung der Datenübertragbarkeit und zur Gewährleistung der Löschung

Der Anbieter ermöglicht Datenübertragbarkeit über die eigene sichere Software oder andere sichere Software. Der Anbieter gewährleistet die Löschung von Daten durch eine nicht-reversible Löschung von Datenträgern und auf Anfrage des Verantwortlichen.

Anhang IV

Liste der Unterauftragsverarbeiter