Business Process Automation - Der Hebel für dein B2B-Geschäft

Das geht auch automatisiert: Warum du Prozessautomation (BPA) für deinen B2B-E-Commerce auf dem Schirm haben solltest 

“Wird das automatisiert oder kann das weg?” – so lautet ein, zugegeben etwas ketzerisch formuliertes, Prüfkriterium der digitalen Transformation. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist aus erfolgreichen Unternehmen nicht mehr wegzudenken, und mit jeder Stufe des technischen Fortschritts kommen neue Tools wie Machine Learning oder Computer Vision hinzu, die neue Möglichkeiten der Business Process Automation (BPA) eröffnen.

Auch der E-Commerce ist von dieser anhaltenden Disruption betroffen. Einem Forschungsbericht des McKinsey Global Institutes zufolge können Unternehmen, die Prozessautomation wirklich ernst nehmen, zwischen 20 und 35 % der betrieblichen Kosten sparen. Die Ergebnisse einer Forrester-Umfrage ergaben, dass knapp 60 % der Unternehmen, die in Automationstechnologien investiert haben, Geschäftsprozesse signifikant schneller bewerkstelligen können. Und in Sachen Gewinnmaximierung gibt es ebenfalls gute Nachrichten: Unternehmen, die mehr als 70 % ihrer Geschäftsprozesse automatisieren, können mit einem Gewinnanstieg von 15 % und mehr rechnen, so eine Studie des internationalen Beratungsunternehmens Capgemini.

Selbst der gesunde Menschenverstand kommt nicht umhin, dem Faktor Business Process Automation den gebührenden Respekt zu zollen. Steile Umsatzzuwächse und Wachstumsprognosen, wie man sie u.a. der B2B-E-Commerce-Branche zuspricht (siehe Forresters Prognose mit 3 Billionen Dollar US-Marktvolumen in 2027), sind ohne B2B-Prozessautomation gar nicht möglich. Man bedenke nur den eklatanten Fachkräftemangel in vielen westlichen Ländern, der sich eigentlich kontraproduktiv auf die Produktivität von B2B-E-Commerce-Unternehmen auswirken müsste, jedoch aktuell durch konsequente B2B-Automation deutlich abgemildert wird.

Dass Business Process Automation eigentlich ein “alter Hut” ist, dessen Fundament bereits in der ersten industriellen Revolution gelegt wurde, ist vielen dabei nicht bekannt. Wir tauchen tiefer ein, in die Welt der Prozessautomation, benennen Schlüsselbereiche für den Einsatz von BPA im B2B-E-Commerce Kontext, zeigen dir anhand der BIOMARIS Fallstudie auf, welche positiven Effekte BPA haben kann und stellen 5 Drittanbieter-Apps aus dem Shopware Ökosystem vor, die dir dabei helfen, dein B2B-Business zu automatisieren.

Inhalt

1. Warum Business Process Automation (BPA) ein zentraler Motor des technischen Fortschritts ist

2. Schlüsselbereiche für den Einsatz von Business Process Automation im B2B-E-Commerce-Umfeld

3. Fallstudie BIOMARIS: Business Process Automation in der E-Commerce-Praxis

4. 5 Drittanbieter-Apps, die dir als B2B-Merchant das Leben erleichtern

5. Fazit: Business Process Automation ist für den B2B-E-Commerce zum kritischen Erfolgsfaktor geworden

Warum Business Process Automation (BPA) ein zentraler Motor des technischen Fortschritts ist

Wie bereits statistisch weiter oben belegt, hat sich Business Process Automation als entscheidendes Instrument zur Weiterentwicklung von digitalen Geschäftsbereichen erwiesen. Aber was genau ist BPA und warum spielt es eine so zentrale Rolle im technologischen Fortschritt? BPA bezieht sich auf den Einsatz von Technologie, um wiederkehrende Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Im B2B-E-Commerce kann dies alles von der Rechnungsstellung über die Kundenkommunikation bis hin zur Lagerverwaltung umfassen. Das Hauptziel ist es, manuelle Aufgaben zu reduzieren, Fehler zu minimieren und die allgemeine Effizienz zu steigern.

Die Idee der Automatisierung ist nicht neu und kann bis zur industriellen Revolution des 18. und 19. Jahrhunderts zurückverfolgt werden. Damals führten mechanische Innovationen, wie das Fließband, zu einer ersten Welle der Prozessautomatisierung in der Fertigung. Diese Maschinen revolutionierten die Produktion, indem sie manuelle Arbeitsprozesse ersetzten und die Produktionseffizienz erheblich steigerten.

Mit dem Aufkommen der Elektrizität und später der Computertechnologie im 20. Jahrhundert wurde die nächste Stufe der Automatisierung eingeleitet. Die frühen Tage der Computertechnologie legten den Grundstein für das, was wir heute als Geschäftsprozessautomatisierung kennen. Bereits in den 1950er Jahren wurden erste Versuche unternommen, Geschäftsprozesse mithilfe von Computern zu optimieren.

Der wirkliche Wendepunkt kam jedoch in den 1960er und 1970er Jahren mit der Einführung von Unternehmensressourcenplanungssystemen (ERP). Diese Systeme waren darauf ausgelegt, verschiedene Geschäftsprozesse in einem integrierten System zu automatisieren, von der Lieferkette über die Finanzen bis hin zum Personalwesen.

Seitdem hat sich Business Process Automation kontinuierlich weiterentwickelt, getrieben durch technologische Fortschritte wie Cloud-Computing, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen. Heute ist BPA in fast allen Branchen präsent, von der Fertigung über den Finanzsektor bis hin zum Handel, und hilft Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten und einen Wettbewerbsvorteil in immer schneller werdenden Märkten zu erlangen.

Der E-Commerce-Sektor ist ein hervorragendes Beispiel für den Wert von BPA. Mit dem Aufkommen des Online-Handels in den 1990er Jahren suchten Unternehmen nach Möglichkeiten, um große Mengen von Bestellungen und Transaktionen effizient zu verarbeiten. BPA bot die perfekte Lösung. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Bestandsverwaltung, Zahlungsabwicklung und Kundensupport können E-Commerce-Unternehmen ihrer Kundschaft heute ein nahtloses Einkaufserlebnis bieten und gleichzeitig ihre internen Abläufe optimieren. Mit der Entwicklung von Shopsystemen, die auf die Bedarfe des B2B-Handels ausgerichtet sind und B2B-Prozessautomation bieten, lassen sich auch komplexe Abläufe und einem bisher eher persönlich geprägten Verhandlungsumfeld effizienter gestalten.

Schlüsselbereiche für den Einsatz von B2B-Prozessautomation

Mehr als jemals zuvor geht es im modernen B2B-Commerce darum, nahtlose Kundenerlebnisse zu schaffen, die auf effizienten Geschäftsprozessen beruhen. Die große Kunst besteht darin, der anspruchsvollen B2B-Kundschaft weiter die bestmögliche, personalisierte  Sales-Experience zu bieten und gleichzeitig Prozesse im Hintergrund so zu optimieren, dass ein menschlicher Eingriff nur noch in Ausnahmefällen nötig ist. Nachfolgend zeigen wir Schlüsselbereiche auf, die sich für den Einsatz von B2B-Automation eignen.

Order Management und Fulfillment: Einer der Hauptvorteile der Automatisierung im E-Commerce ist die Möglichkeit, Bestellprozesse zu optimieren. Durch die Automatisierung von Auftragserfassung, Rechnungsstellung und Sendungsverfolgung können Unternehmen Bestellungen schneller bearbeiten, menschliche Fehler reduzieren und letztlich die Kundenzufriedenheit steigern. Shopware bietet dazu eine Bandbreite von E-Commerce Automation-Tools zum effizienten Auftragsmanagement, die sich mithilfe des Rule Builders auf Basis von vorab definierten Regeln konfigurieren lassen.

Inventory Management: In einem B2B-Kontext, in dem Großbestellungen üblich sind, ist ein präzises Bestandsmanagement entscheidend. B2B-Prozessautomation ermöglicht Echtzeit-Aktualisierungen des Lagerbestands, automatisiertes Nachbestellen von Produkten und Benachrichtigungen über das aktuelle Inventar. Dies stellt sicher, dass Unternehmen immer über ausreichend Bestand verfügen, um die Nachfrage zu decken und gleichzeitig Überbestände vermeiden.

Customer Relationship Management (CRM): Zufriedene Kundschaft ist wiederkehrende Kundschaft. Durch die Automatisierung von Onboarding-Prozessen, personalisiertem Marketing und After-Sales-Support können Unternehmen tiefe und dauerhafte Beziehungen zu ihrer Kundschaft aufbauen. CRM- und Online-Marketing-Features in E-Commerce Plattformen können relevante Daten nutzen, um personalisierte Angebote und Support zu bieten, was letztlich zu höheren Umsätzen führt. In Shopware lassen sich diese Prozesse mithilfe des Flow Builders so automatisieren, dass deine Kundschaft immer zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Inhalten angesprochen wird.

Supplier und Vendor Management: Die Beziehung zu Lieferanten und Anbietern ist für B2B-Unternehmen von entscheidender Bedeutung. B2B-Prozessautomation kann dazu beitragen, die Kommunikation zu rationalisieren, Bestellungen effizient zu platzieren und Zahlungen pünktlich abzuwickeln. Dies verbessert die Lieferketteneffizienz und stärkt das Vertrauen zwischen Unternehmen und ihren Partnern. Im Rahmen unserer Shopware B2B Components arbeiten wir daran, Verhandlungsprozesse direkt über das Shopsystem abzubilden, gleichzeitig regelbasierte Automatisierungen zu implementieren und so den Ein- und Verkaufsprozess im B2B-Handel transparenter als jemals zuvor zu gestalten. 

Pricing und Discounting: In der dynamischen Welt des E-Commerce ist eine flexible Preisgestaltung unerlässlich. Mit BPA können Unternehmen dynamische Preismodelle implementieren, die sich automatisch an Nachfrage, Lagerbestand und Kundensegmente anpassen. Dies ermöglicht es Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig ihre Gewinnmargen zu maximieren.

Fallstudie BIOMARIS: Business Process Automation in der E-Commerce-Praxis

BIOMARIS gehört zu den führenden Herstellern von Thalasso-Kosmetik in Deutschland. Das Unternehmen wurde 1937 gegründet. Es entwickelt, produziert und vertreibt heute Kosmetikprodukte auf Basis von Meereswirkstoffen wie Meerwasser, Meersalz und Algen. Zwar verkauft BIOMARIS in erster Linie an Endkundschaft, jedoch legt das Unternehmen größten Wert auf die Automatisierung von Prozessen, z. B. auf Marketing- und Produktebene und dient daher auch für B2B-Händler:innen als wertvolles Praxisbeispiel. BIOMARIS vertreibt ca. 120 Artikel in 15 Pflegelinien und diversen Kategorien und ist international tätig. Zu den Vertriebsgebieten gehören u.a. Österreich, die Niederlande, Griechenland und Japan.

Mit der Einführung von Shopware 6 wurde bei BIOMARIS ein zentraler Knotenpunkt zur Zusammenführung verschiedener Systeme und Datenquellen eingeführt. Unter anderem wurden ein DAM-System (Digital Asset Management), ein Fulfillment-Tool sowie MS Dynamics als Business-Intelligence-Software mit Shopware verbunden. Dadurch konnte das Marketing des Unternehmens weitgehend automatisiert werden. Komplexe Workflows zum Setzen von Status und individuellen Tags sowie der automatisierte Versand von E-Mails gehören genauso dazu wie die Erstellung und Distribution von Gutscheinen für besondere Anlässe wie Geburtstage. Zur Automatisierung dieser Prozesse wurden u.a. der Shopware Rule Builder sowie der Flow Builder genutzt.

Mithilfe der Business Process Automation Funktionen von Shopware 6 konnte die Conversionrate unter Desktop-Usern um 10 % und unter Mobile-Usern sogar um 30 % gesteigert werden. Der Shop verzeichnet seit der Umstellung auf Prozessautomation zweistellige Umsatzsteigerungen und BIOMARIS erwartet im Zuge der Automation eine große Zeitersparnis beim Betrieb des Onlineshops. Das Unternehmen plant aktuell, seine Vertriebsaktivitäten auch auf den B2B-Markt zu erweitern und möchte dazu die bereits eingeführte Prozessautomation nutzen. Weitere Informationen zur BIOMARIS-Fallstudie findest du hier.

5 Drittanbieter-Apps, die dir als B2B-Merchant das Leben durch BPA erleichtern

Mit Shopware 6, der B2B Suite und den B2B Components bieten wir Merchants bereits zahlreiche Möglichkeiten zur B2B-Prozessautomation, direkt out-of-the-box. Für alles andere gibt es unser App-Ökosystem. Heute möchten wir dir 5 Drittanbieter-Apps vorstellen, die dich in der Automation deines B2B-E-Commerce-Business unterstützen.

1. Sendcloud: Das Tool gehört zu den führenden Lösungen für die Versandautomatisierung. Verbinde dich mit den wichtigsten Versanddienstleistern am Markt und automatisiere die Erstellung von Kommissionierlisten, Packzetteln,  Barcodes uvm. Intelligente Shipping Rules sorgen außerdem dafür, dass eingehende Aufträge auf Basis von Gewicht, Größe, Menge, Ziel und Check-Out-Option optimal und standardisiert bearbeitet werden.

2. Automatische Übersetzungen: Diese App kümmert sich darum, dass deine Produkttexte automatisch in verschiedene Sprachen übersetzt werden. Dazu greift das Tool auf die DeepL-API zu. Übrigens: Wenn du sogar noch einen Schritt weitergehen möchtest und deine Produkttexte automatisiert erstellen lassen willst, solltest du den Shopware AI Copilot ausprobieren.

3. Bestellungen automatisch abbrechen: Die App verbindet Bestellungen und Bezahlung clever miteinander und bricht regelbasiert Bestellungen mit offenen Zahlungen ab. Dabei ist die Zeitspanne bis zum Bestellabbruch frei definierbar und Shopware-Statusmeldungen werden automatisch nach Bestellabbruch ausgelöst.

4. magnalister: Mit diesem führenden Multichannel-Tool kannst du die größten Online-Marktplätze wie Amazon, eBay, Otto, METRO und viele mehr an deinen Shopware-Shop anbinden, Produkte uploaden und Folgeprozesse wie den Bestellimport oder die Preis-Lager-Synchronisation automatisieren.

5. Payment-Automation mit PayPal, mollie, Stripe, Adyen und Co.: Eine Bandbreite von Zahlungsmitteln zu akzeptieren, ist auch im B2B-E-Commerce ein Must-have. Im Shopware-Ökosystem kannst du dir genau den Payment-Dienstleister picken, der zu deinen Anforderungen passt. Mit den Integrationen lässt sich die Zahlungsabwicklung weitgehend automatisieren.

Fazit: Prozessautomation ist für den B2B-E-Commerce zum kritischen Erfolgsfaktor geworden

Die Vorteile von Business Process Automation (BPA) im B2B-E-Commerce sind nicht zu übersehen: gesteigerte Effizienz, Konsistenz in den Abläufen und bessere Kundeninteraktionen. Zukünftige Technologien, insbesondere KI, werden diese Automatisierung noch weiter vorantreiben und BPA zu einem noch größeren Game-Changer machen. 

Shopware hat die Bedeutung erkannt und Automations-Features wie den Flow Builder und Rule Builder zu Kernkomponenten seiner E-Commerce-Plattform gemacht. Zusammen mit B2B-spezifischen Funktionen in der B2B Suite und dem modularen Baukasten “B2B Components” bieten wir tiefgreifende B2B-Prozessautomation auf vielen relevanten Ebenen. 

Wer tiefer in das Thema eintauchen möchte, findet wertvolle Informationen im Leitfaden "How to: Automatisierung im E-Commerce" auf unserer Automation Landingpage.